일본의 취업률이 높다고 하여 한국인을 비롯한 외국인들의 취업률까지 높은 것일까? 일본의 구인난과 한국의 취업난으로 볼때, 일본 기업들과 한국인 취업자들의 상성은 잘 맞는다고 볼 수 있다.

‘안녕하세요’,‘좋은 아침입니다’, ‘수고 많으셨습니다’, ‘먼저 퇴근하겠습니다’등, 한국의 사내에서는 대부분 정해진 틀 안에서 위와 같은 말들로 서로 인사를 주고 받는다. 일본 또한 크게 다르지 않은 가운데, 주로 사내에서 쓰이는 간단한 인사말에는 어떤 것들이 있을까.

출근할 때 : ‘오하요 고자이마스’ (안녕하세요)
퇴근할 때(퇴근하는 사람 본인) : ‘오사키니 시츠레이시마스’ (먼저 실례하겠습니다)
퇴근할 때(퇴근하는 사람 본인 및 상대방에게) : ‘오츠카레사마데스’ (수고하세요 or 수고하셨어요) / 고쿠로사마데스 (수고하세요 or 수고하셨어요 / 보통 상사가 부하직원에게)

위의 말들은 일본 사내에서 사용하는 수많은 일본어 가운데 기본적으로 자주 쓰는 인사말들이다.

“하루는 심하게 독감이 걸려서 병원에 들렀다가 오후 2시 쯤 출근하는 날이 있었어요. 막 점심시간이 끝난 시간대여서 당연한 듯이‘곤니치와’라고 인사를 했더니 옆에 있던 일본인 직원이 귀뜸을 해주더라고요. 일본은 아침이고 점심이고 저녁이고 회사 출근 시에는 ‘오하요고자이마스’라고…” (IT 관련 기업 K씨)

외근이나 월차 등으로 인해 아침이 아닌 점심에 출근하거나 야근 근무로 인해 밤에 출근하는 경우더라도 우리가 알고 있는 ‘곤니치와’(안녕하세요 / 점심인사), ‘곰방와’(안녕하세요 / 저녁인사) 가 아닌 ‘오하요 고자이마스’를 사용하는 문화가 있다.

전화나 대화가 아닌 글로써 상대방에게 의사를 전달할 때, 경우에 따라서는 서로 오해가 생기거나 상대가 잘못 이해하기도 한다. 더욱이 비즈니스 관계로 이메일을 주고 받을 때에는 좀 더 주의를 기울일 필요가 있다. 그럼 일본에서는 이메일을 보낼 때, 어떤 양식과 매너를 갖춰야 할까.

기본 이메일 양식
1.거래처 회사명 및 거래처 담장자 이름과 직책명
2.회사명, 부서, 직책, 이름 순으로 간단한 본인 소개 및 인사
3.본문 (목적)
4.끝맺음 말 및 인사

일반적으로 일본은 한국에 비해 비즈니스 메일에 조금 더 형식을 갖추고 신중을 기하는 편이다. 메일의 전체적인 분위기는 한국과 비슷하나 비즈니스 메일을 주고 받을 시, 자주 쓰는 정형화된 인사말이나 표현들이 몇가지 있다.

머리말 인사 :‘오세와니 낫테 오리마스’(항상 신세지고 있습니다) / 하지메마시테 (처음 뵙겠습니다 / 첫 이메일인 경우)
끝맺음 인사 : ‘요로시쿠 오네가이시마스’(잘 부탁드리겠습니다) / ‘고카쿠닝 오네가이시마스’(확인 부탁드리겠습니다) / ‘고렌라쿠 오마치시테 오리마스’(연락 기다리겠습니다)

비즈니스 이메일을 보낼 때는 쓰는 수 많은 표현 중에서 일부를 소개하였다. 위의 말들은 쓰고 싶을 때 쓰고 쓰기 싫으면 안 쓰는 표현들이 아닌, 비즈니스 이메일에 있어서 반드시 써야하는 표현들이다. 메일의 내용적인 측면은 한국, 일본을 떠나 ‘짧은 서론’, ‘정확한 목적’, ‘간결하고 알기 쉬운 내용’과 같은 공통된 사항이 요구된다.

“발주 관련으로 거래처 회사와 이메일을 몇 번이고 주고 받은 상태여서 당연히 상대가 인지한 내용이라 판단하고 나중에 메일 답신을 보내도 되겠지 생각하다가 발주가 취소된 적이 있어요.”
(무역 관련 기업 Y 씨)

특히 주의해야 할 부분은 이메일을 받으면 답신은 가급적 빨리 해야 한다. 혹시라도 늦게 될 경우에는 늦는 이유를 사전에 통보하거나 답신이 빨리 올 경우에는 답신이 빠른 것에 대한 고마움을 표시하는 것이 좋다.

명함을 건내거나 받는 사람은 그 회사의 얼굴이기 때문에 자신이 회사를 대표한다는 마음을 항시가지고 있어야 한다. 서로 명함을 주고 받음으로써 한 회사와 한 회사간의 거래가 시작된다고 봐도 무방할 정도로 명함 교환 매너는 비즈니스 활동에 있어서 필히 알아둬야 할 사항인 것이다. 그럼 일본에서는 어떻게 명함을 건내고 어떻게 명함을 받을까.

명함을 주고 받는 방법
1.명함 케이스에서 명함을 꺼낼 준비를 한다
2.명함은 양손으로 들고 명함케이스는 명함 아래에 겹치게 둔다
3.명함을 공손히 건내며 간단한 자기 소개를 한다
4.상대방이 명함을 들고 있는 경우에는 상대보다 낮은 위치에서 명함을 주고 받는다. 이 때 오른손으로 건내고 왼손으로 받는다.
5.받은 명함은 바로 양손으로 들고 명함 케이는 그 아래에 겹치게 둔다.

“신규 거래처 회사와 처음 미팅할 때 생각이 나네요. 명함 주고 받을 때, 상대 회사에서 오신 분이 꽤나 직급이 있으셨던 분인데 제가 먼저 명함을 전달하지 못하고 줄 때까지 기다리고 있다가 나중에 저희 과장님한테서 한 소리 들은 적이 있습니다.”(식품 관련 기업 J 씨)

여기서 주의해야 할 사항으로는 명함을 받을 때, 상대 회사의 로고나 이름은 손가락으로 가리지 않고 동시에 명함을 꺼냈을 경우에는 상대가 자신보다 높은 직책이면 먼저 명함을 전달한다.

비즈니스에 있어서 이메일 못지 않게 중요한 것이 바로 전화 예절. 전화 역시 한국 보다는 격식을 갖춰 걸거나 받는다는 느낌이 강한 일본. 그럼 일본인들은 비즈니스 시, 어떤 전화 예절을 갖추고 있는 것일까.

전화를 걸 때
1.간단한 인사말(오세와니 낫테 오리마스 : 신세지고 있습니다)과 함께 자신의 회사명 소속 이름을 밝힌다.
2.통화를 원하는 상대방의 부서와 이름을 밝히고 통화가 가능한지 묻는다(부재중일 경우는 언제 통화가 가능한지 확인을 하고 끊는다).
3.통화를 원하는 상대방과 전화 연결이 되면 재차 간단한 인사말(오세와니 낫테 오리마스)과 함께 회사명, 소속, 이름을 밝힌다.
4.용건이 끝나면 감사 인사를 하고 ‘요로시쿠 오네가이 시마스’(잘 부탁드리겠습니다) 등으로 끝맺는다.

전화를 받을 때
1.전화 걸 때와 동일하게 회사명, 소속, 이름을 밝힌다.
2.전화를 걸어 준 것에 대한 감사 인사를 전한다.
3.전화 걸 때와 동일하게 용건이 끝나면 감사 인사를 하고 끝맺는다.

“회사 입사 후, 얼떨결에 전화 벨이 울려서 수화기를 들고 내뱉은 저의 첫 마디가 ‘모시모시’였습니다. 친구랑 통화 하냐고 상사에게 혼난 기억이 있네요.” (무역 관련 기업 Y 씨)

일본인들도 전화 예절에 있어서 소속된 회사나 그 사람의 성향에 따라 조금씩 차이를 보이는 젓도 사실이지만 일반적으로 대부분의 회사나 직장인들은 최대한 예의를 갖춰 전화를 걸거나 받는다.
여기서 주의해야할 점은 사적인 전화(가족, 친구, 지인)를 받을 때 자주 사용하는 ‘모시 모시’(여보세요)라는 표현을 비즈니스 전화 시에는 사용하지 않는다는 것이다. 그리고 통화 음질이 좋지 않아 잘 들리지 않을 경우에는 반드시 다시 전화를 걸겠다는 의사를 전달하고 끊는 것이 예의다.

“거래처 분들과 택시로 이동을 하게 된 적이 있었어요. 제 상식으로 ‘조수석은 가장 높은 분이 앉고 가장 나중에 뒷 좌석에 내가 앉으면 되겠지’ 생각하고 가장 나중에 탔는데 알고 보니 제가 앉은 자리가 상석이더라고요.”(식품 관련 기업 J 씨)

일본에서는 비즈니스 응대 등을 할 때, 상석과 말석이 존재한다. 직장 상사나 손님에게는 상석을 안내하고 부하 직원이나 응대하는 쪽에서는 말석에 앉는다. 상석과 말석의 기준은 안전성과 편안함에 따라 나뉜다고 볼 수 있다. 그리고 일반적으로는 가장 안쪽의 자리를 상석으로 지정하는 경우가 많다.

응접실에서의 상석

1 상석은 1 -> 2 -> 3 -> 4 순서
2 입구에서 먼 좌석이 상석
3 소파와 의자가 있는 경우는 소파가 상석

택시 안에서의 상석

1 상석은 1번 -> 2번-> 3번 -> 4번 순서
2 안전성을 고려하여 운전석 뒷좌석이 상석
3 3번 좌석은 사고가 날 경우 전 후로 튕겨 나갈 가능성이 있기에 위험한 좌석으로 분류
4 4번 좌석은 목적지 안내나, 요금 계산 등의 일을 하기 때문에 말석

그 나라마다 조금씩 문화가 다르듯 가까운 이웃나라 일본의 경우도 비즈니스 매너에 대한 문화가 우리와 비슷한 점도 있는 반면, 다른 점도 있다는 것을 알 수 있는 시간이 됐으리라 생각한다. 만약 일본에서 취업을 하게 된다면 이 글을 참고하여 비즈니스 시, 지켜야할 매너들을 하나 하나 새롭게 배워 나가 보길 바란다.